【こんな悩みありませんか？】
- タスクが多すぎて、何から手をつければいいかわからない
- 横からどんどん仕事が降ってきて、抜け漏れが心配
- 毎日疲れるのに、仕事が終わった気がしない
広告業界の進行管理は、マルチタスクが前提の業務。タスクをこなしても、次から次へと仕事が舞い込んできますよね。
でも実は、整理のしかたひとつで、驚くほど「疲れにくく」なるんです。
今回は、広告進行管理歴20年の私が実践している「付箋×ノート」を使ったタスク整理術をご紹介します。
【結論】全部書いて「脳のメモリ」を節約しよう
脳は同時にいくつものことを考えるのが苦手です。
だからこそ、やるべきことはすべて外に書き出して、脳のリソースを1つの作業に集中させることが重要。
忙しいときほど「考えないでも良い状態」をつくっておくことが、疲れない進行管理のコツです。
ステップ①｜やることは“全部”書き出す【箇条書きが基本】
まずは、今やるべきこと、あとでやること、気になること全部書き出すことから始めます。
書き出しのコツ：
- 必ず箇条書き
- 頭の中だけに置いておかない（記憶に頼らない）
- 抽象的な指示は細かいToDoに分解する
例：「企画を詰めておいて」→「企画概要の整理」「競合チェック」「社内への確認メール作成」（細分化）
ステップ②｜“分類”して抜けを防ぐ【使い分けのコツ】
書き出したら、タスクの性質別に分類します。これをやるだけで、優先順位が自然に見えてきます。
管理方法をマスターすればあなたの特技はマルチタスクです
| 種類 | 内容 | 管理方法 |
|---|---|---|
| ルーティン | メール、報告書など | 時間固定で対応／書き出さない |
| 突発対応 | 横から入った依頼 | すぐ付箋に書いてPCや机に貼る |
| 重要タスク | 案件進行・取引先調整など | 付箋またはノートで詳細に管理 |
| 数日後の仕事 | 忘れがちな確認作業など | 伝票・資料に直接メモ／目立つ場所に貼付け |
| 抽象的なタスク | あいまいな指示など | 箇条書きにして不明点を整理 → 詳しい人に早めに相談 |
ステップ3：付箋×ノートで“見える化”し、集中力を守る
タスク管理ツールやアプリもありますが、進行管理に最も適しているのはアナログな「付箋＋ノート」です。
理由：
- 書き出すだけで記憶の補助になる
- 目に見える場所に貼ると、忘れ防止になる
- 終わったら線を引く or 捨てるだけで完了管理できる
実際の活用法：
- 付箋は横から入った仕事専用に
→ 机やPCモニターの端に貼ると常に目に入る - 数日先のタスクは、必ずチェックする「伝票」や「案件資料」に直接メモ
- メールは未読管理／チャットは流れる前に付箋へ
ステップ4：「転ばぬ先の杖」を仕込んでおく
進行管理において致命傷になりやすいのが、「忘れていた」「確認しなかった」系のミス。事前に対策しておくことで、未然に防ぐことができます。
具体例：
- 「あとでやる」は必ずどこかにメモしておく
- 数日後の重要チェック事項は、資料の目立つ場所に赤字メモ
- 作業に迷いがあれば、詳しい人に早めに相談しておく
このように、事前に起こりそうなリスクを洗い出しておくことが、「疲れない進行管理」には不可欠です。
ステップ5：集中力を奪わない仕組みをつくる
脳のリソースを分散させないためには、以下のような習慣が効果的です。
疲れないための集中力維持法：
- やることを最初にすべて書き出してから作業に入る
→ 他のことを考えずにすむため、集中しやすくなる - 一度に1タスクに集中する
→ マルチタスクはしない。処理速度も正確さも上がる - 抽象的な作業は具体的に分解して、順番に取り組む
→ モヤモヤしたまま動かないので、時間と集中を無駄にしない
おわりに｜進行管理は「メモと分類」で救える
忙しい毎日の中でも、すべてのタスクを書き出し、整理して、見える化することで、進行管理は圧倒的に楽になります。
付箋・ノートという誰にでもできる方法で、頭を整理し、集中力を守り、効率よく仕事を進める術を手に入れましょう。
まとめ｜疲れない進行管理は「整理」から始まる
忙しい毎日でも、タスクをすべて書き出し、見える化するだけで、仕事の回転が劇的にスムーズになります。
付箋とノートというシンプルな道具を使って、誰でもすぐに実践できます。
疲れない＝整理されている状態。
進行管理のプロとして、頭をスッキリさせて、落ち着いて仕事を回していきましょう。
「そんなの当たり前じゃない？」と思った方もいるかもしれません。
でも、忙しいときこそ基本を飛ばしてしまい、頭の中がごちゃついたまま走ってしまう…そんな経験、ありませんか？
私自身も何度も同じ失敗を繰り返しました。
でも、ちゃんと書き出して、整理して、一つずつ片付ける。
それだけで、気持ちが落ち着き、作業スピードも精度も格段に上がりました。
大切なのは、「できているつもり」をやめて、今日から実践すること。
まずは、付箋でもノートでもいい。1つだけ書き出して、目に見える場所に置くことから始めてみてください。
それだけで、きっと仕事が少し楽に、そして前よりもスムーズに回り始めます。
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